Какие документы входят в состав документации по кадрам
Кадровая документация — это не просто папка с бумагами, а фундамент здоровых трудовых отношений и залог соблюдения законодательства. Грамотное ведение кадрового делопроизводства защищает интересы как работодателя, так и сотрудников. В этой статье мы подробно разберем, какие документы обязательно должны быть в каждой организации, как они называются, и какие нюансы важно учитывать при их оформлении и ведении. 💼
Кадровая документация представляет собой комплекс документов, регламентирующих трудовые отношения между работодателем и сотрудниками. Она служит подтверждением прав и обязанностей обеих сторон, а также является основой для решения возможных трудовых споров. 🛡️
Основные цели ведения кадровой документации:
- Обеспечение соответствия трудовому законодательству: Гарантия того, что компания действует в рамках правового поля. ⚖️
- Фиксация трудовых отношений: Подтверждение факта трудоустройства, условий работы, оплаты труда и других важных аспектов. 📝
- Защита интересов работодателя и работников: Предотвращение и разрешение трудовых споров. 🤝
- Оптимизация управления персоналом: Создание прозрачной и эффективной системы управления кадрами. 📈
- Обоснование расходов на персонал: Подтверждение затрат на оплату труда, отпуска и другие выплаты. 💰
В состав кадровой документации входят различные виды документов, которые можно условно разделить на несколько категорий:
- Обязательные документы: Документы, которые должны быть в каждой организации в соответствии с требованиями трудового законодательства.
- Локальные нормативные акты: Документы, регламентирующие внутренние правила и процедуры организации.
- Кадровые приказы: Документы, оформляющие прием, перевод, увольнение и другие кадровые изменения.
- Учетные документы: Документы, отражающие движение трудовых книжек и другие кадровые процессы.
- Организационно-распорядительные документы: Документы, обеспечивающие функционирование системы управления персоналом.
Обязательные документы кадровой службы: must-have для каждой компании ✅
Существуют документы, наличие которых в кадровом делопроизводстве является обязательным требованием законодательства. Отсутствие этих документов может повлечь за собой серьезные штрафы и другие негативные последствия для организации. ⚠️
Список обязательных кадровых документов:
- Трудовые договоры: Являются основой трудовых отношений между работодателем и работником. В них фиксируются основные условия труда, права и обязанности сторон. 🤝
- Важные аспекты: Обязательно указывайте дату заключения, место работы, трудовую функцию, срок действия (если договор срочный), условия оплаты труда, режим работы и отдыха, гарантии и компенсации.
- Совет: Разрабатывайте типовые формы трудовых договоров с учетом специфики деятельности организации.
- Трудовые книжки (или сведения о трудовой деятельности): Документ, содержащий информацию о трудовой деятельности работника, его стаже, переводах и увольнениях. 📚
- Важные аспекты: Ведение трудовых книжек обязательно для работников, принятых на работу до 31 декабря 2020 года, если они не отказались от ведения бумажной трудовой книжки. С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде (форма СЗВ-ТД).
- Совет: Внимательно заполняйте трудовые книжки, соблюдая все требования законодательства. Регулярно передавайте сведения о трудовой деятельности в ПФР.
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР): Локальный нормативный акт, регламентирующий организацию труда в компании, права и обязанности работников и работодателя, режим работы и отдыха, меры поощрения и взыскания. 📜
- Важные аспекты: ПВТР должны быть разработаны с учетом специфики деятельности организации и согласованы с представительным органом работников (при его наличии).
- Совет: Разместите ПВТР в доступном для ознакомления месте (например, на информационном стенде или в электронной базе данных).
- Положение об оплате труда: Локальный нормативный акт, определяющий систему оплаты труда в организации, размеры тарифных ставок и окладов, порядок начисления и выплаты заработной платы, а также другие выплаты стимулирующего и компенсационного характера. 💰
- Важные аспекты: Положение об оплате труда должно соответствовать требованиям трудового законодательства и учитывать специфику деятельности организации.
- Совет: Регулярно пересматривайте и актуализируйте положение об оплате труда с учетом изменений в законодательстве и экономической ситуации.
- Расчетный листок: Документ, содержащий информацию о начисленной заработной плате, удержаниях и выплатах работнику за определенный период. 🧾
- Важные аспекты: Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы.
- Совет: Разработайте унифицированную форму расчетного листка, содержащую все необходимые сведения.
- Штатное расписание: Документ, содержащий перечень должностей, количество штатных единиц и размеры окладов в организации. 🏢
- Важные аспекты: Штатное расписание должно утверждаться приказом руководителя организации и регулярно пересматриваться.
- Совет: Вносите изменения в штатное расписание при изменении организационной структуры или численности персонала.
- График отпусков: Документ, определяющий порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации. 🗓️
- Важные аспекты: График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Работодатель обязан уведомить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
- Совет: Согласовывайте график отпусков с работниками, учитывая их пожелания и производственную необходимость.
- Положение о персональных данных: Локальный нормативный акт, определяющий порядок обработки и защиты персональных данных работников организации. 🔒
- Важные аспекты: Положение о персональных данных должно соответствовать требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Совет: Разработайте положение о персональных данных с учетом специфики деятельности организации и ознакомьте с ним всех работников.
Как называются кадровые документы: терминология и классификация 🏷️
Помимо обязательных документов, в кадровом делопроизводстве используются различные другие документы, которые можно классифицировать по следующим признакам:
- По юридической силе:
- Законодательные акты: Трудовой кодекс РФ, федеральные законы, постановления Правительства РФ.
- Локальные нормативные акты: Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных.
- Индивидуальные трудовые договоры: Трудовые договоры с работниками.
- Кадровые приказы: Приказы о приеме, переводе, увольнении и другие.
- По содержанию:
- Организационные документы: Штатное расписание, структура организации.
- Распорядительные документы: Приказы, распоряжения.
- Информационно-справочные документы: Справки, докладные записки, акты.
- Учетные документы: Трудовые книжки, табели учета рабочего времени.
- По форме:
- Унифицированные формы: Формы, утвержденные Госкомстатом России (например, приказы о приеме на работу, увольнении).
- Произвольные формы: Формы, разработанные организацией самостоятельно.
Какие кадровые приказы обязательны: оформляем кадровые изменения правильно 📝
Кадровые приказы — это распорядительные документы, оформляющие различные кадровые изменения в организации. Некоторые кадровые приказы являются обязательными для всех работодателей.
Основные обязательные кадровые приказы:- Приказ о приеме на работу: Оформляет прием нового сотрудника в организацию.
- Приказ о переводе на другую должность: Оформляет перевод сотрудника на другую должность в той же организации.
- Приказ об увольнении: Оформляет прекращение трудового договора с сотрудником.
- Приказ о предоставлении отпуска: Оформляет предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска сотруднику.
- Приказ о направлении в командировку: Оформляет направление сотрудника в служебную командировку.
- Кадровые приказы должны издаваться на основании соответствующих документов (например, трудового договора, заявления работника, медицинского заключения).
- Кадровые приказы должны быть подписаны руководителем организации или уполномоченным им лицом.
- Работники должны быть ознакомлены с кадровыми приказами под роспись.
Как называется документация по работе с персоналом: термины и определения 🗣️
Документация по работе с персоналом может называться по-разному, в зависимости от контекста и целей использования.
Основные термины:- Кадровая документация: Общий термин, обозначающий совокупность документов, регламентирующих трудовые отношения.
- Кадровое делопроизводство: Деятельность по ведению кадровой документации.
- Организационно-распорядительная документация (ОРД): Документы, фиксирующие права и обязанности работников и работодателей, их задачи, цели и функции.
- Документация по управлению персоналом: Более широкий термин, включающий в себя кадровую документацию, а также документы, связанные с обучением, развитием, оценкой и мотивацией персонала.
Какой документ предусматривает обязательное ведение кадровой документации: законодательная база 📜
Обязанность ведения кадровой документации предусмотрена Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами.
Основные нормативные акты:- Трудовой кодекс РФ: Содержит основные положения, касающиеся трудовых отношений, прав и обязанностей работников и работодателей.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»: Регулирует порядок обработки и защиты персональных данных.
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»: Устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Приказы Роструда: Содержат разъяснения по вопросам применения трудового законодательства.
Что входит в организационные и распорядительные документы по кадрам: обеспечиваем эффективное управление персоналом ⚙️
Организационно-распорядительные документы (ОРД) — это документы, обеспечивающие функционирование системы управления персоналом в организации.
Виды и состав ОРД:- Организационные документы: Штатное расписание, структура организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.
- Распорядительные документы: Приказы, распоряжения, указания.
- Информационно-справочные документы: Справки, докладные записки, акты, протоколы.
- Договорная документация: Трудовые договоры, договоры гражданско-правового характера.
- Входящая и исходящая корреспонденция: Письма, телеграммы, факсы.
Что относится к приказам по кадрам: оформляем все кадровые процедуры 🗂️
К приказам по кадрам относятся документы, оформляющие различные кадровые процедуры в организации.
Виды кадровых приказов:- Приказы о приеме на работу.
- Приказы о переводе на другую должность.
- Приказы об увольнении.
- Приказы о предоставлении отпуска.
- Приказы о направлении в командировку.
- Приказы о поощрении.
- Приказы о дисциплинарном взыскании.
- Приказы об изменении фамилии.
- Приказы об установлении режима неполного рабочего времени.
- Приказы о совмещении должностей.
- Приказы о присвоении квалификационных категорий.
- Приказы об аттестации.
- Приказы о повышении квалификации.
- Соблюдайте требования трудового законодательства: Регулярно отслеживайте изменения в законодательстве и своевременно вносите изменения в кадровую документацию.
- Разработайте четкие процедуры: Определите порядок оформления, учета и хранения кадровых документов.
- Используйте унифицированные формы: Применяйте унифицированные формы документов, утвержденные Госкомстатом России.
- Обеспечьте конфиденциальность: Защищайте персональные данные работников от несанкционированного доступа.
- Обучайте персонал: Проводите обучение сотрудников, ответственных за ведение кадровой документации.
- Автоматизируйте процессы: Используйте специализированные программы для автоматизации кадро
