Что входит в организационные и распорядительные документы по кадрам
В мире бизнеса и управления персоналом 💼 крайне важно поддерживать порядок и структуру. А это напрямую связано с ведением грамотной документации, которая фиксирует все ключевые моменты деятельности компании, связанные с персоналом. Организационно-распорядительные документы — это фундамент, на котором строится вся система управления кадрами. 🏢 Они регламентируют работу компании, определяют права и обязанности сотрудников, а также фиксируют все кадровые процессы.
В этой статье мы подробно разберем, какие документы относятся к организационным и распорядительным, и почему они так важны для успешной работы любой организации. Вы узнаете, какие документы являются обязательными, а какие — рекомендуемыми, а также получите ценные советы по их составлению и хранению.
Что такое организационно-распорядительные документы
Организационно-распорядительные документы — это широкий спектр бумаг, которые регулируют деятельность компании и управление персоналом. 📜 Они охватывают все аспекты работы с сотрудниками: от приема на работу до увольнения, от определения должностных обязанностей до организации системы оплаты труда.
В эту категорию входят три основных вида документов:- Организационные документы: Они определяют структуру и порядок функционирования организации. 🏗️ Представьте, что это фундамент здания — они закладывают основу для всех остальных процессов.
- Устав организации: Это основной документ, который определяет цели, задачи, структуру и принципы работы компании. 📜 В нем прописаны права и обязанности учредителей, а также порядок управления компанией.
- Штатное расписание: Оно содержит информацию о структуре организации, количестве штатных единиц, должностях, зарплатах и квалификационных требованиях к сотрудникам. 📊 Благодаря штатному расписанию, вы всегда будете знать, кто и за что отвечает в компании, а также сможете планировать бюджет на зарплату.
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР): Этот документ определяет основные правила поведения сотрудников на рабочем месте, режим работы, порядок предоставления отпусков и другие важные аспекты трудовых отношений. ⏰ ПВТР — это своего рода свод законов для сотрудников, которые помогают поддерживать дисциплину и порядок в компании.
- Положение об оплате труда: В этом документе изложены правила и условия оплаты труда сотрудников, включая систему премирования, надбавки и другие выплаты. 💰 Положение об оплате труда — это важный документ, который помогает избежать конфликтов и недоразумений в вопросах заработной платы.
- Должностные инструкции: Они подробно описывают функциональные обязанности каждого сотрудника, его права и ответственность. 📝 Должностные инструкции — это гарантия того, что каждый сотрудник понимает свои задачи и несет за них ответственность.
- Положения о структурных подразделениях: Определяют структуру, функции и взаимодействие отделов и подразделений компании. 🤝 Положения о структурных подразделениях помогают оптимизировать работу компании и минимизировать дублирование функций.
- Распорядительные документы: Они издают руководители для решения конкретных задач и управления деятельностью компании. 🔑 Это инструменты, которые помогают реализовать стратегию компании и достичь поставленных целей.
- Приказы: Используются для решения различных кадровых вопросов: прием на работу, увольнение, перевод, назначение на должность, предоставление отпуска и т.д. ✍️ Приказы — это официальные документы, которые фиксируют решения руководителя.
- Распоряжения: Используются для решения оперативных вопросов, которые не требуют оформления приказа. 📝 Например, распоряжение о проведении собрания, о командировке сотрудника или о предоставлении отпуска.
- Постановления: Принимаются коллегиальными органами управления (например, советом директоров) и имеют обязательную силу для всех сотрудников. 🏛️ Постановления — это важные решения, которые влияют на деятельность всей компании.
- Решения: Принимаются на собраниях, конференциях, совещаниях. 🗣️ Решения — это итог обсуждения и принятия коллективного решения.
- Информационно-справочная документация: Она содержит информацию о деятельности компании и ее сотрудниках. 📚 Это своего рода архив, в котором хранятся все важные данные.
- Протоколы: Фиксируют ход и результаты собраний, конференций, совещаний. 📝 Протоколы — это важный документ, который помогает сохранить историю принятия решений.
- Акты: Составляются для фиксации фактов, событий, результатов проверок. 📜 Например, акт о приемке работ, акт о списании материалов, акт о несчастном случае.
- Договоры: Регулируют взаимоотношения компании с контрагентами (поставщиками, клиентами, партнерами). 🤝 Договоры — это важные документы, которые защищают интересы компании.
- Письма: Используются для официального общения с контрагентами, государственными органами и другими организациями. ✉️ Письма — это инструмент для ведения деловой переписки.
- Справки: Выдаются сотрудникам и контрагентам по их запросам. 📄 Справки — это документ, который подтверждает определенные факты.
Какие кадровые документы относятся к организационным
Организационные документы по кадрам — это документы, которые регламентируют работу с персоналом. 🧑💼 Они определяют порядок приема на работу, увольнения, оплаты труда, предоставления отпусков и другие важные аспекты трудовых отношений.
Вот некоторые из них:- Личное заявление: Пишется сотрудником при приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность и т.д. ✍️ Личное заявление — это выражение воли сотрудника.
- Приказ о приеме на работу: Оформляется руководителем после принятия решения о приеме сотрудника на работу. 🤝 В приказе указываются должность, дата начала работы, условия оплаты труда и другие важные сведения.
- Характеристика: Составляется на сотрудника по запросу, например, при его переходе на другую работу. 📝 Характеристика — это оценка профессиональных и личных качеств сотрудника.
- Трудовой договор: Заключается между работодателем и работником и определяет их взаимные права и обязанности. 🤝 Трудовой договор — это основной документ, который регулирует трудовые отношения.
- Приказ об увольнении: Оформляется руководителем при увольнении сотрудника. 😥 В приказе указываются основания увольнения, дата увольнения и другие важные сведения.
- Личная карточка (форма № Т-2): Содержит основные сведения о сотруднике: ФИО, дата рождения, образование, семейное положение и т.д. 📇 Личная карточка — это документ, который хранится в личном деле сотрудника.
- Трудовые книжки: Хранят информацию о трудовой деятельности сотрудника. 📒 Трудовая книжка — это документ, который подтверждает стаж работы.
- Командировочные удостоверения: Выдаются сотруднику при направлении его в командировку. ✈️ Командировочное удостоверение — это документ, который подтверждает командировку.
- Приказ о предоставлении отпуска: Оформляется руководителем при предоставлении сотруднику отпуска. 🏖️ В приказе указываются вид отпуска, дата начала и окончания отпуска и другие важные сведения.
Какие документы входят в состав документации по кадрам
Документация по кадрам — это совокупность всех документов, которые связаны с управлением персоналом. 🗂️ Она включает в себя как обязательные, так и дополнительные документы.
Обязательные документы кадровой службы:- Список обязательных кадровых документов: В этом документе перечислены все документы, которые должны быть оформлены в соответствии с законодательством. 📜 Это своего рода чек-лист для кадровиков.
- Трудовые договоры: Эти документы регулируют трудовые отношения между работодателем и работником. 🤝 Трудовой договор — это основа трудовых отношений.
- Трудовые книжки: Хранят информацию о трудовой деятельности сотрудника. 📒 Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает стаж работы.
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР): Этот документ определяет основные правила поведения сотрудников на рабочем месте. ⏰ ПВТР — это свод законов для сотрудников.
- Положение об оплате труда: В этом документе изложены правила и условия оплаты труда сотрудников. 💰 Положение об оплате труда — это важный документ, который помогает избежать конфликтов.
- Расчетный лист: В нем отражаются все начисления и удержания из заработной платы сотрудника. 💸 Расчетный лист — это документ, который подтверждает получение зарплаты.
- Штатное расписание: Оно содержит информацию о структуре организации, количестве штатных единиц и должностях. 📊 Штатное расписание — это инструмент для планирования бюджета.
- График отпусков: В нем указаны даты отпусков всех сотрудников. 🗓️ График отпусков — это инструмент для планирования работы компании.
Что входит в организационные документы
Организационные документы — это документы, которые определяют структуру и порядок функционирования организации. 🏗️ Они создаются на основании действующего законодательства и внутренних правил компании.
Распорядительные документы создаются для решения конкретных задач и управления деятельностью компании. 🔑
Советы по составлению и хранению организационно-распорядительных документов
- Используйте унифицированные формы: Это поможет стандартизировать документы и упростить их обработку. 📄
- Следите за актуальностью документов: Периодически пересматривайте и обновляйте документы в соответствии с изменениями законодательства и потребностями компании. 🔄
- Храните документы в электронном и бумажном виде: Это позволит быстро найти нужный документ и обеспечить его сохранность. 🗄️
- Создайте систему хранения документов: Это поможет упорядочить документы и облегчит поиск нужной информации. 🗂️
- Ознакомьте сотрудников с документами: Это поможет им понять свои права и обязанности, а также правила работы в компании. 🤝
Выводы
Организационно-распорядительные документы — это основа системы управления персоналом. 🏢 Они помогают упорядочить работу с кадрами, обеспечить соблюдение трудового законодательства и создать комфортные условия труда для сотрудников.
Правильно составленные и хранимые документы — это залог успешной работы любой организации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ):- Какие документы являются обязательными для каждой организации?
Трудовой договор, трудовая книжка, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание.
- Как часто нужно обновлять организационные документы?
Рекомендуется обновлять документы не реже одного раза в год, а также при изменении законодательства или структуры организации.
- Где хранить организационно-распорядительные документы?
Документы можно хранить как в электронном, так и в бумажном виде.
- Кто отвечает за ведение кадровой документации?
Ответственность за ведение кадровой документации обычно возлагается на кадрового работника или отдел кадров.
- Что делать, если в компании нет кадрового работника?
В этом случае функции кадрового работника может выполнять другой сотрудник, например, секретарь или бухгалтер.
- Можно ли использовать шаблоны для составления кадровых документов?
Да, можно использовать шаблоны, но необходимо убедиться, что они соответствуют требованиям законодательства.
- Какие санкции могут быть при нарушении правил ведения кадровой документации?
Нарушение правил ведения кадровой документации может повлечь за собой административную, дисциплинарную или уголовную ответственность.
- Как правильно утилизировать кадровые документы?
Утилизация кадровых документов должна осуществляться в соответствии с законодательными требованиями.
- Можно ли хранить кадровые документы в облачном хранилище?
Да, можно, но необходимо убедиться, что облачное хранилище соответствует требованиям безопасности данных.
- Куда обратиться за консультацией по вопросам ведения кадровой документации?
За консультацией можно обратиться в Роструд, юридическую компанию или к специалисту по кадровому делопроизводству.
