Что включают в штатное расписание
Штатное расписание — это фундамент кадровой структуры любой организации, независимо от ее размера и формы собственности. Оно представляет собой официальный документ, который детально описывает структуру компании, численность персонала, перечень должностей, их квалификацию, размеры окладов и различных надбавок. 📊 Правильное составление и ведение штатного расписания не только обеспечивает прозрачность кадровой политики, но и является важным условием для соблюдения трудового законодательства. ⚖️
В этой статье мы подробно рассмотрим, что именно включает в себя штатное расписание, зачем оно необходимо, как его правильно составить и вести, а также ответим на самые распространенные вопросы, возникающие в процессе работы с этим важным документом. 📝
Что такое штатное расписание и зачем оно нужно? 🤔
Штатное расписание, часто сокращенно называемое «штатка», — это локальный нормативный акт организации, который содержит систематизированную информацию о ее кадровой структуре. 🏢 Этот документ представляет собой таблицу, в которой перечислены все структурные подразделения компании, наименования должностей, профессий и специальностей, количество штатных единиц по каждой позиции, размеры должностных окладов, а также информация о надбавках и доплатах. 💰
Зачем же нужна «штатка»? Вот основные причины:
- Оптимизация кадровой структуры: Штатное расписание позволяет четко определить, какие должности необходимы для эффективной работы компании, и избежать дублирования функций. ⚙️ Это помогает оптимизировать затраты на персонал и повысить производительность труда. 📈
- Обеспечение прозрачности оплаты труда: В штатном расписании фиксируются размеры окладов и надбавок для каждой должности, что обеспечивает прозрачность системы оплаты труда и предотвращает возможные споры с работниками. 💸
- Соблюдение трудового законодательства: Штатное расписание является обязательным документом для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, имеющих наемных работников. 📜 Его наличие и правильное ведение — залог успешного прохождения проверок со стороны трудовой инспекции. 👮♀️
- Планирование бюджета на оплату труда: На основании штатного расписания можно рассчитать месячный фонд заработной платы (ФОТ) компании, что необходимо для планирования бюджета и финансовой устойчивости. 🏦
- Обоснование кадровых решений: Штатное расписание служит основанием для приема на работу, перевода на другую должность, увольнения и других кадровых решений. 🤝
- Наименование организации: Полное и сокращенное наименование юридического лица или ФИО индивидуального предпринимателя. 🏢
- Номер и дата приказа об утверждении: Указывается номер и дата приказа, которым штатное расписание было утверждено и введено в действие. 🗓️
- Структурные подразделения: Перечисляются все структурные подразделения компании (отделы, управления, цеха и т.д.). 🏢
- Должности (профессии, специальности): Указываются наименования всех должностей, профессий и специальностей, предусмотренных в организации. 👨💼👩💼
- Количество штатных единиц: Указывается количество штатных единиц по каждой должности. 🔢
- Должностной оклад (тарифная ставка): Указывается размер должностного оклада или тарифной ставки по каждой должности. 💰
- Надбавки и доплаты: Перечисляются все виды надбавок и доплат, предусмотренных для данной должности (за стаж, квалификацию, особые условия труда и т.д.). ➕
- Месячный фонд заработной платы (ФОТ): Указывается общий размер месячного фонда заработной платы по каждой должности и в целом по организации. 📊
- Примечания (при необходимости): В этом разделе можно указать дополнительную информацию, например, о режиме работы, условиях труда и т.д. 📝
Структура штата: Иерархия и взаимодействие 🔗
Штатная структура — это графическое или текстовое представление организационной структуры компании. 🏢 Она показывает, как взаимосвязаны различные подразделения и должности, кто кому подчиняется, какие функции выполняет каждое подразделение и за что оно отвечает. 🗺️
Основные элементы штатной структуры:
- Структурные подразделения: Отделы, управления, департаменты, филиалы и другие структурные единицы компании. 🏢
- Должности: Наименования должностей, занимаемых работниками в каждом подразделении. 👨💼👩💼
- Иерархия: Отношения подчиненности между различными должностями и подразделениями. ⬆️⬇️
- Функциональные обязанности: Описание задач и функций, которые выполняет каждое подразделение и каждая должность. ⚙️
- Взаимодействие: Описание связей и отношений между различными подразделениями и должностями. 🤝
Генеральный директор 👑
|
+ Заместитель генерального директора по производству 🏭
| |
| + Начальник цеха №1 🛠️
| | |
| | + Мастер участка ⚙️
| | | |
| | | + Рабочие 👷♀️👷
| |
| + Начальник цеха №2 🛠️
| |
| + ...
|
+ Заместитель генерального директора по финансам 💰
|
+ Главный бухгалтер 🧮
|
+ Бухгалтеры 👩💼
Значение штатной структуры:
- Определение зон ответственности: Штатная структура позволяет четко определить, кто за что отвечает в организации. 🎯
- Оптимизация коммуникаций: Штатная структура облегчает взаимодействие между различными подразделениями и должностями. 🗣️
- Улучшение управляемости: Штатная структура позволяет эффективно управлять компанией и контролировать выполнение задач. 🕹️
- Основа для принятия кадровых решений: Штатная структура является основой для принятия решений о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении и т.д. 🤝
Штатный режим работы: Организация рабочего процесса ⏰
Штатный режим работы — это установленный порядок работы организации, который характеризуется стабильностью, предсказуемостью и соответствием трудовому законодательству. ⚖️ В штатном режиме все работники выполняют свои трудовые обязанности в соответствии с установленным графиком и условиями трудового договора. 📝
Основные характеристики штатного режима работы:
- Установленный график работы: Четко определенное время начала и окончания рабочего дня, перерывы для отдыха и питания, выходные дни. 🗓️
- Соответствие трудовым договорам: Выполнение работниками трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором. 🤝
- Соблюдение норм трудового законодательства: Соблюдение требований трудового законодательства в отношении рабочего времени, времени отдыха, оплаты труда и других аспектов трудовых отношений. ⚖️
- Стабильность и предсказуемость: Отсутствие сбоев, ошибок и поломок в работе организации. ⚙️
- Обеспечение стабильности и эффективности работы организации: Штатный режим работы позволяет организации работать стабильно и эффективно, достигать поставленных целей. 🎯
- Создание благоприятных условий для работников: Штатный режим работы обеспечивает работникам предсказуемость и стабильность, что способствует повышению их мотивации и удовлетворенности работой. 😊
- Соблюдение трудового законодательства: Штатный режим работы позволяет организации соблюдать требования трудового законодательства и избегать штрафов и санкций. 👮♀️
Штат сотрудников: Кто входит в команду? 🧑🤝🧑
Штат сотрудников — это совокупность всех постоянных работников организации, которые состоят с ней в трудовых отношениях. 🧑🤝🧑 В штат сотрудников не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам (например, договорам подряда или оказания услуг), а также сезонные и временные работники. ⏳
Критерии включения в штат сотрудников:
- Трудовой договор: Наличие трудового договора, заключенного между работником и организацией. 📝
- Постоянная работа: Работа на постоянной основе, а не по временному или сезонному договору. ⏳
- Выполнение трудовых функций: Выполнение работником трудовых функций, предусмотренных трудовым договором и должностной инструкцией. ⚙️
- Подчинение правилам внутреннего трудового распорядка: Соблюдение работником правил внутреннего трудового распорядка организации. ⏰
- Обеспечение деятельности организации: Штат сотрудников является основным ресурсом, обеспечивающим деятельность организации. 🚀
- Формирование кадрового потенциала: Штат сотрудников формирует кадровый потенциал организации, который является важным фактором ее конкурентоспособности. 💪
- Основа для расчета заработной платы и налогов: Штат сотрудников является основой для расчета заработной платы, налогов и других обязательных платежей. 💰
Наименование должности: Как правильно указать? 🏷️
При составлении штатного расписания важно правильно указать наименование должности (профессии, специальности). 🏷️ В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса Российской Федерации, наименование должности должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам, если с выполнением работы по этой должности связаны предоставление льгот либо наличие ограничений. 📜
Когда соответствие обязательно:
- Если работа по должности связана с предоставлением льгот (например, досрочный выход на пенсию, дополнительный отпуск) или наличием ограничений (например, работа с вредными или опасными условиями труда). 📜
- В этих случаях наименование должности должно строго соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. 📚
- Если работа по должности не связана с предоставлением льгот или наличием ограничений. 📜
- В этих случаях наименование должности может не соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. 📚
- Однако рекомендуется использовать наименования, которые наиболее точно отражают трудовые функции работника. 🎯
- Обязательное соответствие: Если работник выполняет работу, связанную с вредными условиями труда, его должность должна называться так, как указано в квалификационном справочнике или профессиональном стандарте для данной работы. 📜
- Необязательное соответствие: Если работник выполняет работу, не связанную с льготами или ограничениями, его должность может называться, например, «Менеджер по развитию бизнеса» вместо «Специалист по маркетингу». 🏷️
Срок хранения штатного расписания: Важная информация ⏳
Срок хранения штатного расписания зависит от того, где оно хранится. ⏳
- В организации, где оно разработано и утверждено: Штатное расписание хранится постоянно. 🏢
- В других организациях: Срок хранения по номенклатуре дел составляет 3 года (п. 40 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). 🏢
Важно: После истечения срока хранения штатное расписание подлежит уничтожению в установленном порядке. 🔥
Советы и выводы 💡
- Регулярно обновляйте штатное расписание: Штатное расписание необходимо регулярно обновлять, чтобы оно соответствовало текущей структуре и потребностям организации. 🔄
- Используйте квалификационные справочники и профессиональные стандарты: При определении наименований должностей используйте квалификационные справочники и профессиональные стандарты, чтобы обеспечить соответствие требованиям трудового законодательства. 📚
- Обеспечьте доступность штатного расписания для работников: Штатное расписание должно быть доступно для ознакомления всем работникам организации. 🧑🤝🧑
- Храните штатное расписание в установленном порядке: Штатное расписание необходимо хранить в установленном порядке, чтобы обеспечить его сохранность и доступность в случае необходимости. 🔒
- Обратитесь к специалистам: Если у вас возникают вопросы по составлению и ведению штатного расписания, обратитесь к специалистам в области кадрового делопроизводства. 👩💼👨💼
Штатное расписание — это важный документ, который играет ключевую роль в организации кадровой работы. 📝 Правильное составление и ведение штатного расписания позволяет оптимизировать кадровую структуру, обеспечить прозрачность оплаты труда, соблюдать трудовое законодательство и планировать бюджет на оплату труда. 💰
FAQ: Ответы на часто задаваемые вопросы ❓
- Можно ли вносить изменения в штатное расписание? Да, в штатное расписание можно вносить изменения в связи с реорганизацией, изменением структуры, введением новых должностей или изменением окладов. 🔄
- Как часто нужно обновлять штатное расписание? Штатное расписание необходимо обновлять по мере необходимости, но не реже одного раза в год. 🗓️
- Нужно ли знакомить работников с штатным расписанием? Да, работников необходимо знакомить с штатным расписанием под роспись. ✍️
- Что делать, если должность не соответствует квалификационному справочнику? Если должность не связана с льготами или ограничениями, можно использовать наименование, которое наиболее точно отражает трудовые функции работника. 🏷️
- Где хранить штатное расписание? Штатное расписание должно храниться в ка
