Как в сбис подписать один документ из нескольких
В современном мире электронного документооборота, умение эффективно управлять цифровыми подписями — это не просто навык, а необходимость. СБИС (Saby) — мощная платформа, предоставляющая широкий спектр возможностей для работы с документами, включая их подписание. Давайте погрузимся в детали и разберемся, как максимально использовать функционал СБИС для подписи одного или нескольких документов, а также как управлять различными видами подписей. 📝
Подписываем сразу несколько документов в СБИС: Экономим время и силы ⏱️
СБИС позволяет вам обрабатывать целые пакеты документов одним махом, что значительно ускоряет рабочий процесс. Представьте, что у вас накопилось много новых поступлений, которые требуют вашего утверждения. Вместо того, чтобы подписывать каждый документ по отдельности, вы можете сделать это одновременно.
Как это работает?- Переходим в нужный раздел: Начните с перехода в раздел «Документы» и далее в «Входящие» 📁.
- Находим кнопку «Подписать»: В этом разделе вы увидите кнопку «Подписать». При нажатии СБИС покажет, сколько документов каждого типа ожидают вашей обработки.
- Выбираем тип документа: Наведите курсор на тип документа, который хотите подписать.
- Указываем этап: Выберите необходимый этап, например, «Утверждение» ✅.
- Готово! Теперь все выбранные документы будут подписаны одновременно.
- Этот метод идеально подходит для пакетной обработки документов одного типа.
- Он экономит ваше время и избавляет от рутинных операций.
Утверждаем один документ из нескольких в СБИС: Точность и контроль 🎯
Иногда вам нужно утвердить только один документ из целой пачки. СБИС предлагает гибкие инструменты для решения и этой задачи.
Как утвердить один документ из нескольких:- Заходим в нужный раздел: Перейдите в раздел СБИС, например, "Документы/Входящие" 💼.
- Выбираем тип документа: Найдите документы нужного типа, например, «Поступления».
- Отмечаем нужные документы: Кликните и отметьте один или несколько документов, которые хотите утвердить. Вы также можете отметить все документы на странице, а затем снять флажки с тех, которые не нужно утверждать.
- Нажимаем «Обработать»: После выбора нажмите кнопку «Обработать» ⚙️.
- Выбираем действие: Выберите «Утвердить» или «Отклонить» в зависимости от вашего решения.
- Вы можете выбрать несколько документов для утверждения или отклонения.
- СБИС позволяет вам контролировать каждый шаг процесса.
Подписываем один документ в СБИС: Просто и быстро 💨
Если вам нужно подписать только один конкретный документ, СБИС предоставляет простой и понятный алгоритм.
Как подписать один документ:- Переходим в раздел: Откройте раздел "Документы/Мой диск" 🗂️.
- Находим нужный документ: Наведите курсор на документ, который нужно подписать.
- Выбираем «Подписать»: Нажмите на иконку и выберите «Подписать» ✍️.
- Простая электронная подпись (если нет КЭП): Если у вас нет квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи, документ будет подписан простой электронной подписью.
- Процесс подписания одного документа занимает всего несколько секунд.
- СБИС поддерживает различные виды электронных подписей.
Подписываем документ двумя электронными подписями: Обеспечиваем максимальную безопасность 🛡️
В некоторых случаях требуется несколько подписей для одного документа. СБИС позволяет добавить дополнительную электронную подпись к уже подписанному документу.
Как добавить вторую подпись:- Выделяем документ: Выделите документ, который уже имеет одну подпись.
- Открываем контекстное меню: Нажмите правой кнопкой мыши и выберите «Добавить подпись» ➕.
- Работа с отделенной подписью: При работе с отделенной подписью нужно выбирать файл подписи и добавлять подпись в него.
- Двойная подпись повышает уровень безопасности документа.
- СБИС поддерживает как совмещенную, так и отделенную электронную подпись.
Выгружаем несколько документов из СБИС: Удобство и эффективность 📤
Иногда возникает необходимость выгрузить несколько документов из СБИС. Это может быть нужно для архивирования или отправки партнерам.
Как выгрузить несколько документов:- Переходим в нужный раздел: Откройте раздел "Бизнес/Документ" или "Бизнес/Заказы" 💼.
- Отмечаем документы: Отметьте документы, которые нужно выгрузить.
- Выбираем "Создать/Связать": Нажмите и выберите "Создать/Связать" 🔗.
- Указываем формат: Укажите, нужно ли сформировать один общий документ или отдельные по каждому счету.
- Выбираем «Реализация»: Выберите «Реализация» 🧾.
- СБИС позволяет выгружать документы в различных форматах.
- Вы можете выбрать, как именно будут сгруппированы выгружаемые документы.
Подписываем документ электронной подписью в СБИС: Подробная инструкция 🔑
СБИС поддерживает работу с электронной подписью через криптопровайдер «КРИПТО-ПРО».
Как подписать документ электронной подписью:- Переходим на вкладку «Файл»: Откройте документ и перейдите на вкладку «Файл» 📁.
- Открываем «Сведения»: Нажмите «Сведения».
- Выбираем «Добавить электронную подпись»: Нажмите "Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)" 🔐.
- Проверяем сертификат: В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП. При необходимости вы можете выбрать другой сертификат, нажав кнопку «Изменить...».
- Указываем цель подписания: Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).
- Нажимаем «Подписать»: Нажмите «Подписать» ✅.
- Перед подписанием убедитесь, что у вас установлен криптопровайдер «КРИПТО-ПРО».
- Проверьте правильность выбранного сертификата.
Изменяем подписанный документ в СБИС: Возможность внесения правок ✍️
Иногда возникает необходимость внести изменения в уже подписанный документ. СБИС позволяет это сделать.
Как изменить подписанный документ:- Открываем документ: Откройте документ, который нужно изменить.
- Нажимаем «Изменить»: Нажмите кнопку «Изменить» ✏️.
- Вносим изменения: Внесите необходимые изменения.
- Нажимаем «Сохранить»: Нажмите кнопку «Сохранить» 💾.
- Изменение подписанного документа может потребовать повторного подписания.
- Сохраняйте изменения внимательно, чтобы не потерять важные данные.
Отклоняем акт сверки в СБИС: Четко и обоснованно ❌
Если вы не готовы утвердить акт сверки, СБИС предоставляет возможность отклонить его.
Как отклонить акт сверки:- Отклоняем весь комплект: Если вы не готовы утвердить ни один документ из комплекта, выберите «Отклонить».
- Утверждаем некоторые вложения: Если вы готовы утвердить некоторые вложения, отметьте их и выберите «Утвердить».
- Отклоняем некоторые вложения: Если вы хотите отклонить некоторые вложения, отметьте их, в поле «Комментарий» введите причину отклонения или выберите из ранее написанных комментариев и нажмите «Отклонить» 💬.
- Вы можете отклонить как весь комплект документов, так и отдельные вложения.
- Обязательно укажите причину отклонения в комментарии.
Выводы и заключение 💡
СБИС — это мощный инструмент для управления электронным документооборотом, который предоставляет широкий спектр возможностей для подписания, утверждения и отклонения документов. Понимание того, как эффективно использовать эти функции, поможет вам оптимизировать рабочий процесс, сэкономить время и повысить безопасность ваших документов.
В этой статье мы подробно рассмотрели все основные аспекты работы с подписями в СБИС. Надеемся, что данное руководство поможет вам стать настоящим мастером цифровой подписи! 🏆
FAQ: Часто задаваемые вопросы 🤔
Q: Можно ли подписать несколько документов разных типов одновременно?A: Нет, СБИС позволяет подписывать одновременно только документы одного типа.
Q: Что делать, если у меня нет квалифицированной электронной подписи?A: В этом случае вы можете использовать простую электронную подпись.
Q: Как узнать, какой сертификат ЭП я использую?A: В окне «Подписание» при добавлении электронной подписи будет указан используемый сертификат.
Q: Можно ли отменить подписание документа?A: Отменить подписание нельзя, но вы можете изменить документ и подписать его повторно.
Q: Где можно посмотреть историю подписания документа?A: История подписания документа доступна в разделе «Сведения» документа.
