Что означает утверждение в СБиС
Система СБИС (Saby) предоставляет мощные инструменты для работы с электронными документами, значительно упрощая и ускоряя бизнес-процессы. Одним из ключевых аспектов является возможность утверждения документов, что позволяет контролировать документооборот и обеспечивать прозрачность операций. Давайте подробно разберем, что значит утверждение в СБИС, как это работает и какие нюансы следует учитывать.
Что значит «утвердить» документ в СБИС? 🤔
Утверждение в СБИС — это действие, подтверждающее ваше согласие с содержанием документа. Это своего рода электронная виза, означающая, что вы проверили документ, согласны с его условиями и готовы принять его к исполнению. 🧾 В СБИС можно утверждать как отдельные документы, так и группы документов, что особенно удобно при работе с большим объемом входящей корреспонденции. Например, если вы получили несколько новых поступлений, вы можете просмотреть их все и утвердить одним действием, экономя время и усилия.
Для чего нужно утверждение? 🤔
- Контроль: Утверждение позволяет контролировать документооборот и отслеживать, кто и когда принял решение по конкретному документу.
- Ответственность: Утверждение закрепляет ответственность за принятие решений по документу за конкретным пользователем.
- Прозрачность: Утверждение обеспечивает прозрачность бизнес-процессов, позволяя отслеживать историю изменений и принятия решений.
- Оперативность: Утверждение в электронном виде значительно ускоряет процесс согласования и принятия решений по сравнению с бумажным документооборотом. 🚀
Как утвердить документ в СБИС: Пошаговая инструкция 📝
Процесс утверждения документов в СБИС достаточно прост и интуитивно понятен. Вот подробная инструкция:
- Перейдите в раздел "Документы/Входящие": Здесь собраны все документы, требующие вашего внимания. 📁
- Нажмите кнопку «Подписать»: СБИС отобразит количество документов каждого типа, ожидающих обработки. 📊
- Выберите тип документа: Наведите указатель на нужный тип документа (например, «Поступления», «Счета») и выберите этап, например, «Утверждение».
- Просмотрите документы: Внимательно проверьте каждый документ на вкладке «Документы». Обратите внимание на реквизиты, суммы, даты и другие важные детали. 🔍
- Выберите действие: После проверки выберите «Утвердить» или «Отклонить». Если вы утверждаете документ, вставьте носитель с электронной подписью (ЭП) в компьютер. 🔑
- Подпишите документ: Следуйте инструкциям системы для завершения процесса утверждения с помощью ЭП.
- Электронная подпись: Для утверждения документов в СБИС необходима электронная подпись (ЭП). Убедитесь, что ваш носитель с ЭП подключен к компьютеру и корректно работает.
- Внимательность: Перед утверждением внимательно проверяйте каждый документ, чтобы избежать ошибок и нежелательных последствий.
- Выбор этапа: В зависимости от настроек вашей организации, может быть несколько этапов утверждения. Выберите нужный этап, соответствующий вашим полномочиям.
Утверждение нескольких документов одновременно 💯
В СБИС предусмотрена возможность утверждения нескольких документов одновременно, что значительно экономит время при работе с большим объемом документации. Вот как это сделать:
- Перейдите в раздел "Документы/Входящие": Как и в случае с одним документом.
- Отметьте нужные документы: Кликните по флажкам рядом с документами, которые хотите утвердить. Можно выбрать документы одного типа или несколько документов разных типов.
- Нажмите кнопку «Обработать»: После выбора документов нажмите кнопку «Обработать».
- Выберите действие: В появившемся меню выберите «Утвердить» или «Отклонить».
- Подпишите документы: Вставьте носитель с ЭП и следуйте инструкциям системы для подписания выбранных документов.
- Фильтрация: Используйте фильтры, чтобы быстро найти нужные документы. Можно фильтровать по типу документа, дате, контрагенту и другим параметрам.
- Сортировка: Сортируйте документы по различным столбцам для удобства просмотра.
- Массовые операции: Используйте массовые операции для утверждения, отклонения или других действий с несколькими документами одновременно.
Что означает статус «Ожидает подтверждения оператора» в ЭДО? ⏳
При работе с электронным документооборотом (ЭДО) в СБИС вы можете столкнуться со статусом «Ожидает подтверждения оператора». Это означает, что документ был отправлен оператору ЭДО, но еще не получено подтверждение о его доставке.
Что делать в этом случае?- Нажмите «Отправить и получить» в «Текущих делах ЭДО»: Это действие запустит процесс запроса подтверждения от оператора ЭДО.
- Дождитесь подтверждения: После запроса необходимо подождать некоторое время, пока оператор ЭДО обработает ваш запрос и отправит подтверждение.
- Проверьте статус документа: После получения подтверждения статус документа изменится на «Доставлен» или аналогичный.
- Время ожидания: Время ожидания подтверждения может варьироваться в зависимости от загруженности оператора ЭДО.
- Технические проблемы: В случае технических проблем у оператора ЭДО, время ожидания может быть увеличено.
Откуда СБИС берет информацию? 🌐
СБИС — это не просто система для документооборота. Это мощная платформа, которая собирает и анализирует данные из различных источников, включая официальные государственные реестры. Информация о компаниях, руководителях, учредителях, статусе организаций и лицензиях берется из открытых источников, таких как ЕГРЮЛ, ЕГРИП и других.
Однако, стоит отметить, что некоторые данные могут быть ограничены в соответствии с приказом ФНС России.
Подтверждение обработки персональных данных в СБИС 🔐
В соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных, СБИС предоставляет возможность пользователям подтвердить согласие на обработку своих персональных данных.
Как это сделать?- Откройте личную страницу в СБИС.
- Перейдите в раздел «Доступ и роли».
- В строке «Вход» нажмите «согласно политике безопасности».
- Настройте двухфакторную аутентификацию: Выберите, когда запрашивать код, и кликните «Сохранить».
Как отправить документ на утверждение в СБИС? ✉️
Чтобы отправить документ на утверждение в СБИС, вам нужно создать исходящее письмо.
Пошаговая инструкция:- Перейдите в раздел "Документы/Исходящие" и на вкладку «Письма».
- Нажмите "+ " и выберите «Письмо».
- Проверьте отправителя.
- Укажите получателя: Это может быть организация, физическое лицо или конкретный сотрудник.
- Загрузите файл или отсканируйте документ.
- Нажмите «Отправить».
Выводы и заключение ✅
Утверждение документов в СБИС — это важный элемент электронного документооборота, обеспечивающий контроль, ответственность и прозрачность бизнес-процессов. Система предоставляет удобные инструменты для утверждения как отдельных документов, так и групп документов, а также для отслеживания статуса документов и получения подтверждений от операторов ЭДО. Использование СБИС позволяет значительно ускорить процесс согласования документов и повысить эффективность работы вашей организации.
FAQ: Часто задаваемые вопросы ❓
В: Что делать, если документ не удается утвердить?О: Проверьте подключение носителя с ЭП, убедитесь, что у вас достаточно прав для утверждения документа, и обратитесь в техническую поддержку СБИС.
В: Можно ли отменить утверждение документа?О: Обычно отменить утверждение нельзя. Но можно создать документ отмены или внести изменения в исходный документ.
В: Как быстро приходит подтверждение от оператора ЭДО?О: Обычно подтверждение приходит в течение нескольких минут, но в некоторых случаях может потребоваться больше времени.
В: Можно ли настроить автоматическое утверждение документов?О: В некоторых случаях можно настроить правила автоматического утверждения, но это зависит от настроек вашей организации.
В: Где найти историю утверждений документов?О: Историю утверждений можно найти в карточке документа или в отчетах по документообороту.
