Как отправить документы контрагенту через СБИС
СБИС — это мощный инструмент для электронного документооборота (ЭДО), позволяющий компаниям обмениваться документами быстро и безопасно. Но как эффективно использовать все его возможности для отправки документов контрагентам? 🤔 Давайте разберемся во всех нюансах, чтобы вы могли стать настоящим гуру СБИС!
📧 Отправка писем по ЭДО: Пошаговая инструкция 📧
Отправка писем через СБИС — это простой и удобный способ обмена документами с контрагентами. Это похоже на отправку электронного письма, но с юридической значимостью! 📜
Вот подробная инструкция:
- Начинаем с исходящих: Перейдите в раздел «Документы» и выберите «Исходящие».
- Ищем вкладку «Письма»: Там вы увидите все отправленные и неотправленные письма.
- Создание нового письма: Нажмите на кнопку "+" и выберите «Письмо». Это как начать писать новое письмо в электронной почте. ✍️
- Проверяем отправителя: Убедитесь, что в поле «Отправитель» указана ваша организация, от имени которой вы отправляете документ. Это как поставить подпись в конце письма. 🖋️
- Выбираем получателя: Введите данные контрагента, которому вы хотите отправить документ. Это может быть организация, физическое лицо или конкретный сотрудник. СБИС позволяет легко найти нужного получателя. 🔎
- Добавляем документы: Загрузите нужный файл с компьютера или отсканируйте документ. Это как прикрепить файл к электронному письму. 📎
- Отправляем письмо: Нажмите кнопку «Отправить» и вуаля — ваше письмо с документами уже в пути! 🚀
- СБИС поддерживает различные типы файлов, включая PDF, Word, Excel и многие другие.
- Вы можете отправлять несколько документов в одном письме.
- СБИС уведомляет вас о доставке и прочтении письма контрагентом.
📤 Отправка электронных документов через реализацию 📤
Если вы используете СБИС для управления продажами, то отправка электронных документов по реализациям — это ещё более удобный способ. 🧾
- Откройте нужную реализацию: Найдите в системе реализацию, для которой вы хотите отправить документы.
- Нажмите кнопку «ЭДО»: Обычно она расположена на верхней панели.
- Выберите «Отправить электронный документ»: В контекстном меню выберите этот пункт.
- Документ отправлен: Система автоматически сформирует и отправит электронный документ контрагенту. ✅
- Этот способ подходит для отправки счетов, актов и других документов, связанных с реализацией.
- СБИС автоматически формирует электронный документ на основе данных реализации.
- Вы можете отслеживать статус отправки и получения документов.
⚙️ В каком формате отправлять документы в СБИС? ⚙️
Для отправки документов через СБИС, созданных в вашей учетной системе, вам потребуется подготовить их в формате \*.xml. 📁 Это стандартный формат для обмена электронными документами.
Советы:- Убедитесь, что ваша учетная система поддерживает экспорт документов в формате \*.xml.
- При отправке документов в формате \*.xml все данные будут переданы корректно.
- Это гарантирует совместимость с системами документооборота ваших контрагентов.
🤝 Приглашение контрагента в СБИС: Как это работает? 🤝
Чтобы ваш контрагент мог обмениваться с вами документами через СБИС, ему нужно быть зарегистрированным в системе. Вы можете отправить ему приглашение. ✉️
Способ 1: Через раздел «Без доступа»
- Перейдите в раздел «Без доступа»: Там вы увидите список пользователей, которые еще не имеют доступа к вашей системе.
- Отметьте нужных пользователей: Выберите контрагентов, которых вы хотите пригласить.
- Нажмите «Пригласить в систему»: Это откроет окно с настройками прав доступа.
- Назначьте права доступа: Выберите «Минимальные» права для ограниченного доступа или «Полный» для полного доступа. Это как определить, что они могут делать в вашей системе. 🔑
- Отправьте приглашение: Нажмите «Отправить» и приглашение будет отправлено контрагенту. ✉️
Способ 2: Через карточку контрагента
- Перейдите в раздел «Компании»: Здесь вы найдете всех ваших контрагентов.
- Найдите нужного контрагента: Введите его ИНН/КПП в строке поиска.
- Откройте карточку контрагента: Кликните на его название.
- Нажмите «Пригласить в СБИС»: Эта кнопка находится в карточке контрагента.
- Проверьте отправителя и email: Убедитесь, что указан верный email контрагента.
- Отправьте приглашение: Нажмите «Отправить» и приглашение будет отправлено. 🎉
- Если у контрагента уже есть значок СБИС, значит, он уже зарегистрирован в системе.
- Приглашенный контрагент получит ссылку на регистрацию в СБИС.
✍️ Отправка документов на подпись ✍️
Иногда вам нужно отправить документ контрагенту на подпись. В СБИС это тоже можно сделать очень просто. 🖋️
- Откройте документ: Найдите нужный документ в системе.
- Нажмите кнопку «Обсудить»: Обычно это значок в виде облачка. 💬
- Выберите сотрудника: Укажите сотрудника, которому вы хотите отправить документ на подпись.
- Введите текст сообщения: Напишите сопроводительное сообщение.
- Запросите подпись: Наведите указатель на «Подписать документы» и выберите «Запросить подпись».
- Документ отправлен на подпись: Контрагент получит уведомление о запросе подписи. 🔔
- Этот способ подходит для отправки договоров, актов и других документов, требующих подписания.
- СБИС позволяет отслеживать статус подписи документа.
📜 Отправка доверенности контрагенту 📜
СБИС также позволяет отправлять доверенности контрагентам. 📜
- Выберите «Все полномочия»: Перейдите в раздел с полномочиями.
- Выберите «Ограниченные полномочия»: Укажите, какие действия разрешены по доверенности.
- Нажмите «Электронная регистрация»: Выберите, где зарегистрировать доверенность — в ФНС или ФСС. 🏛️
- Проверьте реквизиты: Убедитесь, что все данные доверенности указаны верно.
- Нажмите «Отправить»: Доверенность будет отправлена на регистрацию. 🚀
- Электронная регистрация доверенности упрощает процесс обмена документами.
- Вы можете отслеживать статус регистрации доверенности.
🎯 Выводы и заключение 🎯
СБИС — это мощный инструмент для электронного документооборота, который позволяет отправлять документы контрагентам быстро и безопасно. Вы можете отправлять письма, электронные документы через реализацию, приглашать контрагентов, отправлять документы на подпись и доверенности. Главное — знать все возможности системы и правильно их использовать. 🚀 Используйте этот гайд как шпаргалку и станьте мастером СБИС! 🏆
❓ FAQ: Часто задаваемые вопросы ❓
- Можно ли отправлять документы в СБИС бесплатно?
- Да, но для полноценного использования всех функций, может потребоваться платная подписка.
- Какие форматы файлов поддерживает СБИС?
- СБИС поддерживает большинство популярных форматов, включая PDF, Word, Excel и XML.
- Как узнать, получил ли контрагент мой документ?
- СБИС уведомляет вас о доставке и прочтении документов контрагентом.
- Что делать, если контрагент не получил приглашение в СБИС?
- Проверьте правильность email адреса и попробуйте отправить приглашение еще раз.
- Можно ли отправить документ на подпись нескольким сотрудникам?
- Да, в СБИС есть возможность отправлять документы на подпись нескольким сотрудникам.
- Где найти историю отправленных документов?
- Все отправленные документы хранятся в разделе «Исходящие».
- Как изменить права доступа контрагента в СБИС?
- Это можно сделать в настройках прав доступа в разделе «Компании» или «Без доступа».
Надеемся, что эта статья помогла вам разобраться в том, как отправлять документы контрагентам через СБИС. Удачи вам в работе! 🎉
