В чем заключаются функции документа

В современном мире документы играют огромную роль. Они являются основой делопроизводства, управления, юридических отношений и многих других сфер жизни. 🧐 Чтобы эффективно работать с документами, необходимо понимать их функции, виды, структуру и другие важные аспекты. Давайте погрузимся в мир документов и разберемся в этих вопросах!

Что такое функция документа? 🤔

Функция документа — это его предназначение, та цель, ради которой он был создан. Это как миссия документа, независимо от того, полностью ли осознавал автор эту миссию в момент создания. 🎯 Важно понимать, что документ редко выполняет только одну функцию. Он полифункционален, то есть может выполнять несколько задач одновременно.

Основной и самой широкой функцией документа является информационная. ℹ️ Документ передает информацию, факты, данные, знания от одного человека к другому, от организации к организации. Он фиксирует информацию во времени и пространстве, делая ее доступной для использования в будущем.

Примеры полифункциональности документов:

Договор: Информирует о соглашении между сторонами, регулирует их отношения (юридическая функция), служит доказательством факта сделки (доказательственная функция). 🤝
Отчет: Предоставляет информацию о проделанной работе, анализирует результаты (аналитическая функция), служит основой для принятия управленческих решений (управленческая функция). 📊
Приказ: Доводит до сведения сотрудников управленческое решение (информационная функция), обязывает к исполнению (распорядительная функция), служит основанием для контроля (контрольная функция). 👮‍♀️

Функция — это целевое назначение документа.
Документ может выполнять несколько функций одновременно (полифункциональность).
Основная функция — информационная.
Функции документа могут быть осознанными или неосознанными автором.

Какие виды документов существуют? 🗂️

Существует огромное количество видов документов. Их можно классифицировать по разным признакам: по содержанию, по форме, по юридической силе, по сфере деятельности и т.д. 📂

Вот некоторые из основных видов документов:

Распорядительные документы: Приказы, распоряжения, постановления, решения. Они содержат управленческие решения, обязательные для исполнения. ✍️
Организационно-правовые документы: Уставы, положения, правила, инструкции. Они регламентируют деятельность организации, определяют ее структуру, функции и полномочия. 🏢
Кадровые документы: Трудовые договоры, приказы о приеме на работу, заявления об увольнении, личные карточки сотрудников. Они связаны с управлением персоналом. 🧑‍💼
Нормативные документы: Законы, кодексы, стандарты, правила. Они устанавливают обязательные нормы и требования в определенной сфере деятельности. ⚖️
Информационно-справочные документы: Справки, докладные записки, акты, протоколы. Они содержат информацию о фактах, событиях, результатах деятельности. ℹ️
Коммерческие документы: Договоры купли-продажи, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ. Они используются в коммерческой деятельности. 💰
Финансово-бухгалтерские документы: Платежные поручения, кассовые ордера, бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках. Они отражают финансовое состояние организации. 🧾
Научно-технические документы: Отчеты о научно-исследовательских работах, конструкторская документация, технологические регламенты, патенты. Они содержат результаты научных исследований и разработок. 🧪

Существует множество видов документов, классифицируемых по разным признакам.
Распорядительные документы содержат управленческие решения.
Организационно-правовые документы регламентируют деятельность организации.
Кадровые документы связаны с управлением персоналом.
Нормативные документы устанавливают обязательные нормы и требования.
Информационно-справочные документы содержат информацию о фактах и событиях.
Коммерческие документы используются в коммерческой деятельности.
Финансово-бухгалтерские документы отражают финансовое состояние организации.
Научно-технические документы содержат результаты научных исследований и разработок.

Юридическая сила документа: что это значит? 📜

Юридическая сила документа — это его способность порождать правовые последствия. Это свойство документа, которое делает его обязательным для исполнения и позволяет использовать его в качестве доказательства в суде. 🏛️

Юридическая сила документа определяется:

Действующим законодательством: Законы и другие нормативные акты устанавливают требования к оформлению и содержанию документов, придающие им юридическую силу.
Компетенцией издавшего органа: Документ имеет юридическую силу только в том случае, если он издан органом, имеющим на это полномочия.
Установленным порядком оформления: Документ должен быть оформлен в соответствии с установленными правилами и требованиями (наличие необходимых реквизитов, подписей, печатей и т.д.).

Примеры юридической силы документов:

Закон: Обладает высшей юридической силой и обязателен для исполнения на всей территории страны.
Приказ руководителя организации: Обязателен для исполнения сотрудниками данной организации.
Договор: Обязателен для исполнения сторонами, его заключившими.

Юридическая сила — это способность документа порождать правовые последствия.
Юридическая сила определяется законодательством, компетенцией издавшего органа и порядком оформления.
Документ, обладающий юридической силой, обязателен для исполнения и может быть использован в качестве доказательства.

Система документации: что это такое? 🌐

Система документации — это совокупность документов, связанных между собой по определенным признакам. Это как большая библиотека, где книги (документы) систематизированы по жанрам, авторам, темам и т.д. 📚

Признаки, по которым документы объединяются в систему:

Происхождение: Документы, созданные в одной организации или подразделении.
Назначение: Документы, выполняющие одинаковые функции (например, управленческие, финансовые, кадровые).
Вид: Документы одного типа (например, приказы, договоры, отчеты).
Сфера деятельности: Документы, относящиеся к определенной отрасли или сфере (например, здравоохранение, образование, строительство).
Единые требования к оформлению: Документы, оформленные по одному стандарту или шаблону.

Примеры систем документации:

Система управленческой документации: Включает приказы, распоряжения, протоколы, отчеты и другие документы, используемые для управления организацией.
Система финансовой документации: Включает бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, платежные поручения и другие документы, отражающие финансовое состояние организации.
Система кадровой документации: Включает трудовые договоры, приказы о приеме на работу, личные карточки сотрудников и другие документы, связанные с управлением персоналом.

Система документации — это совокупность взаимосвязанных документов.
Документы объединяются в систему по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и требованиям к оформлению.
Система документации позволяет систематизировать и упорядочить документы, облегчая их поиск и использование.

Индекс в документах: зачем он нужен? 🔢

Индекс документа — это условное обозначение, которое присваивается документу при его регистрации. Это как адрес документа, позволяющий быстро найти его в архиве или базе данных. 📍

Индекс может состоять из цифр, букв или их сочетания. Он может указывать на:

Место составления документа: Например, номер отдела или подразделения.
Место хранения документа: Номер папки или стеллажа в архиве.
Содержание документа: Код темы или вопроса, которому посвящен документ.

Индексация документов — это процесс присвоения индекса документу при его регистрации. 📝 Индексация позволяет:

Упорядочить документы: Облегчает поиск и хранение документов.
Контролировать движение документов: Отслеживать, где находится документ в данный момент времени.
Обеспечить сохранность документов: Предотвратить потерю или повреждение документов.

Примеры индексов документов:

01-10/25 (01 — номер отдела, 10 — номер дела, 25 — порядковый номер документа в деле)
ОК-05/12 (ОК — отдел кадров, 05 — год регистрации, 12 — порядковый номер документа)

Индекс — это условное обозначение, присваиваемое документу при регистрации.
Индекс указывает на место составления, хранения или содержание документа.
Индексация документов позволяет упорядочить документы, контролировать их движение и обеспечить сохранность.

Гриф утверждения: где его искать? 📍

Гриф утверждения — это реквизит документа, подтверждающий, что документ утвержден уполномоченным лицом или органом. Это как печать качества, гарантирующая, что документ прошел необходимую проверку и одобрение. ✅

Гриф утверждения проставляется на документе в следующих случаях:

Документ утвержден должностным лицом: Например, руководителем организации или его заместителем.
Документ утвержден распорядительным документом: Например, приказом, распоряжением, постановлением.
Документ утвержден решением коллегиального органа: Например, советом директоров или общим собранием акционеров.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Он должен содержать:

Слово «УТВЕРЖДАЮ» или «УТВЕРЖДЕНО»
Должность, подпись и расшифровку подписи должностного лица, утверждающего документ (если документ утвержден должностным лицом)
Дату утверждения документа

Пример грифа утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Ромашка»

__________ И.И. Иванов

"15" марта 2023 г.

Гриф утверждения — это реквизит, подтверждающий утверждение документа.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения содержит слово «УТВЕРЖДАЮ» или «УТВЕРЖДЕНО», должность, подпись и расшифровку подписи утверждающего лица, а также дату утверждения.

Структура справки: из чего она состоит? 📄

Справка — это информационно-справочный документ, содержащий сведения о фактах, событиях, явлениях. Это как краткий отчет о конкретном вопросе. 📰

Текст справки, как правило, состоит из двух частей:

Вводная часть: Излагаются факты, послужившие основанием или поводом для составления справки. Здесь описывается ситуация, проблема или вопрос, который необходимо осветить.
Основная часть: Приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Здесь излагаются факты, данные, результаты исследований, выводы и другие сведения, необходимые для понимания сути вопроса.

Пример структуры справки:

Справка

О состоянии заболеваемости гриппом и ОРВИ в школе № 10 за период с 01.02.2023 по 15.02.2023

Вводная часть:

В связи с ростом заболеваемости гриппом и ОРВИ среди учащихся школы № 10 и на основании приказа директора школы от 31.01.2023 № 15 была проведена проверка посещаемости занятий и анализ медицинских справок, представленных учащимися.

За период с 01.02.2023 по 15.02.2023 в школе № 10 зарегистрировано 50 случаев заболевания гриппом и ОРВИ среди учащихся. Наибольшее количество заболевших приходится на учащихся начальных классов (1-4 классы) — 30 случаев. Среди учащихся 5-9 классов зарегистрировано 15 случаев заболевания, среди учащихся 10-11 классов — 5 случаев. Все заболевшие учащиеся представили медицинские справки, подтверждающие диагноз.

Справка — это информационно-справочный документ.
Справка состоит из вводной и основной частей.
Во вводной части излагаются факты, послужившие основанием для составления справки.
В основной части приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Реквизит документа: что это такое? 🏷️

Реквизит документа — это обязательный элемент или сведения, которые несут важную информацию о его содержании и отражают его форму. Это как детали пазла, без которых картина не будет полной. 🧩

Реквизиты позволяют идентифицировать документ, определить его юридическую силу, установить авторство и т.д