Какой документ является исполненным
В делопроизводстве, как и в любом организованном процессе, крайне важно понимать, когда задача завершена. Это особенно актуально для документов, которые инициируют или фиксируют какие-либо действия. В этой статье мы подробно разберем, что означает «исполненный документ», какие шаги необходимо предпринять после его исполнения, как правильно организовать хранение и другие важные аспекты, связанные с жизненным циклом документа. 🏢
Что такое исполненный документ? 🎯
Документ считается исполненным, когда все задачи, запросы или поручения, указанные в нем, выполнены в полном объеме. Но просто выполнить задачу недостаточно. Важно иметь документальное подтверждение этого факта. 📝 Это может быть отчет о выполнении, акт приемки-передачи, уведомление о завершении работ или любой другой документ, который служит доказательством того, что задача решена. Кроме того, все заинтересованные лица должны быть проинформированы об исполнении документа. 🗣️
Ключевые признаки исполненного документа:
- ✅ Выполнение всех задач, указанных в документе.
- ✅ Наличие документального подтверждения исполнения (например, отчет, акт, уведомление).
- ✅ Уведомление всех заинтересованных сторон об исполнении.
Представьте, что вы получили приказ о проведении инвентаризации на складе. 📦 Чтобы приказ считался исполненным, необходимо:
- Провести инвентаризацию.
- Составить акт инвентаризации, в котором будут указаны результаты.
- Передать акт руководителю, который издал приказ, и другим заинтересованным лицам (например, бухгалтеру).
Только после выполнения всех этих шагов приказ можно считать исполненным.
Что происходит с исполненными документами? 📦📁
После того как документ исполнен, его жизненный цикл не заканчивается. Начинается следующий этап — архивирование и хранение. Исполненные документы должны быть переданы в службу делопроизводства (ДОУ) или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. ⏰ Обычно на это отводится 10 дней после исполнения.
Этапы обработки исполненных документов:- Передача документа: Исполнитель передает документ в службу ДОУ или ответственному лицу.
- Формирование дела: Документ группируется с другими документами по теме или вопросу и формируется в дело в соответствии с номенклатурой дел.
- Архивирование: Дело отправляется в архив для хранения.
Важно! Правильная организация хранения документов позволяет быстро находить нужную информацию, соблюдать требования законодательства и обеспечивать сохранность корпоративной памяти. 🧠
Формирование дел: Как правильно группировать документы? 🗂️
Формирование дел — это процесс группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 📚 Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, которые образуются в деятельности организации, с указанием сроков их хранения.
Принципы формирования дел:- Систематичность: Документы группируются по темам, вопросам или видам деятельности.
- Хронологический порядок: Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.
- Полнота: В дело должны включаться все документы, относящиеся к данной теме или вопросу.
В номенклатуре дел вашей организации есть дело «Переписка с поставщиками». В это дело будут помещаться все письма, договоры, счета и другие документы, связанные с взаимодействием с поставщиками.
Документооборот: Жизненный цикл документа в организации 🔄
Документооборот — это система создания, обработки, передачи, хранения и уничтожения документов в организации. 🏭 Он охватывает все этапы жизненного цикла документа, от его создания или получения до завершения исполнения или отправки в архив.
Этапы документооборота:- Создание/Получение документа: Документ создается внутри организации или поступает извне.
- Регистрация: Документ регистрируется в системе документооборота, ему присваивается уникальный номер.
- Распределение: Документ направляется ответственным исполнителям.
- Исполнение: Исполнители выполняют задачи, указанные в документе.
- Контроль исполнения: Контролируется своевременность и качество исполнения документа.
- Архивирование: Исполненный документ отправляется в архив для хранения.
- Уничтожение: По истечении срока хранения документ уничтожается.
Важно! Эффективный документооборот позволяет повысить эффективность работы организации, снизить затраты на обработку документов и обеспечить сохранность информации. 🚀
Внутренняя опись документов дела: Для чего она нужна? 📝
Внутренняя опись документов дела — это документ, который содержит перечень всех документов, находящихся в деле, с указанием их названий, дат и номеров. 📃 Она составляется для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, особенно если дело содержит ценные, личные или судебные документы.
Зачем нужна внутренняя опись?- Учет документов: Позволяет контролировать наличие всех документов в деле.
- Поиск документов: Облегчает поиск нужного документа в деле.
- Сохранность документов: Обеспечивает сохранность ценных и важных документов.
Дата документа: Как правильно определить? 📅
Дата документа — это дата его подписания или утверждения. ✍️ Для протокола датой является дата заседания, для акта — дата подписания. Если документ издан двумя или более организациями, он должен иметь одну единую дату — дату фактической подписи последнего из подписавших.
Важность даты документа:- Юридическая сила: Дата определяет момент вступления документа в силу.
- Отсчет сроков: Дата используется для отсчета сроков исполнения, хранения и других юридически значимых действий.
- Идентификация документа: Дата является одним из основных реквизитов, позволяющих идентифицировать документ.
ЕГСД: Что это такое и зачем она нужна? 🏛️
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) — это комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях. 🏢 Она устанавливает единые правила и стандарты для ведения делопроизводства, что обеспечивает совместимость и унификацию документов.
Цели ЕГСД:- Унификация делопроизводства: Внедрение единых стандартов и правил для ведения делопроизводства.
- Повышение эффективности: Оптимизация делопроизводственных процессов и снижение затрат.
- Обеспечение сохранности документов: Создание условий для надежного хранения и защиты документов.
- Совместимость систем: Обеспечение совместимости различных систем документооборота.
Что писать сначала: номер приказа или дату? 🔢📅
При указании реквизитов документа в тексте другого документа принято сначала писать дату, а потом номер.
Пример:- "Согласно приказу от 01.09.2024 № 123"
- "Согласно Федеральному закону от 12.11.2023 № 456"
Какие документы можно поставить на контроль? 🚦
На контроль можно ставить документы, требующие особого внимания и своевременного исполнения. К ним относятся:
- Федеральные и региональные законы.
- Правовые акты.
- Проекты правовых актов.
- ГОСТы и другие нормативно-технические акты.
- Приказы и распоряжения руководства.
- Обращения граждан.
- Договоры и соглашения.
- Обеспечение своевременного исполнения документов.
- Предотвращение нарушений сроков исполнения.
- Повышение ответственности исполнителей.
Подлинный документ: Что это значит? 💯
Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. 📜 Он содержит оригинальные подписи и печати, а также все необходимые реквизиты.
Отличие от копии:Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия не обладает юридической силой подлинника, если она не заверена в установленном порядке.
Нумерация приложений: Как правильно оформить? 🔢
Приложения к документу нумеруются заглавными буквами русского алфавита. 🇷🇺 Если приложений много и букв кириллицы недостаточно, разрешается использовать буквы латинского алфавита. 🇺🇸 После букв латинского алфавита можно переходить на нумерацию приложений арабскими цифрами. 1️⃣2️⃣3️⃣
Пример:
- Приложение А
- Приложение Б
- Приложение C
- Приложение 1
- Приложение 2
Полезные советы и выводы 💡
- Внимательно изучайте документы: Прежде чем приступить к исполнению документа, убедитесь, что вы понимаете все задачи и требования.
- Своевременно информируйте заинтересованные стороны: Держите всех в курсе хода исполнения документа.
- Оформляйте документы правильно: Соблюдайте все требования к оформлению документов, чтобы избежать ошибок и недоразумений.
- Организуйте хранение документов: Создайте систему хранения документов, которая позволит быстро находить нужную информацию.
- Используйте современные технологии: Внедрите систему электронного документооборота, чтобы автоматизировать процессы и повысить эффективность работы.
FAQ: Ответы на часто задаваемые вопросы ❓
- Что делать, если я не могу выполнить задачу, указанную в документе?
- Немедленно сообщите об этом своему руководителю и запросите дополнительные инструкции или ресурсы.
- Как правильно заверить копию документа?
- На копии документа должна быть надпись «Верно», должность лица, заверяющего копию, его подпись, расшифровка подписи и дата заверения.
- Как долго нужно хранить исполненные документы?
- Сроки хранения документов определяются номенклатурой дел организации и требованиями законодательства.
- Что делать с документами, срок хранения которых истек?
- Документы, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению в установленном порядке.
- Как организовать электронный документооборот в организации?
- Необходимо выбрать подходящую систему электронного документооборота, обучить сотрудников и разработать регламенты работы с системой.
В заключение, понимание принципов и правил делопроизводства является ключом к эффективной работе любой организации. Соблюдение этих правил позволяет обеспечить сохранность информации, повысить эффективность работы и избежать юридических проблем. 🗝️
