Как сформировать штатное расписание в 1С
Штатное расписание — это фундамент кадрового учета любой организации. 🏢 Оно отражает структуру предприятия, количество сотрудников, их должности, квалификацию и, конечно же, заработную плату. 💰 В этой статье мы подробно разберем, как настроить и вести штатное расписание в 1С, чтобы этот процесс был максимально эффективным и понятным.
Зачем нужно штатное расписание? 🤔
Штатное расписание — это не просто формальный документ. Оно выполняет ряд важных функций:
- Организация структуры: Показывает, как устроена ваша компания, какие отделы и подразделения существуют. 🧩
- Планирование численности: Помогает определить, сколько сотрудников нужно для выполнения задач. 🧑💼
- Контроль фонда оплаты труда (ФОТ): Позволяет планировать и контролировать расходы на зарплату. 📊
- Обоснование кадровых решений: Облегчает прием, перевод и увольнение сотрудников. 📝
- Соответствие законодательству: Подтверждает соблюдение трудового законодательства. ✅
- Штатное расписание — обязательный документ для юридических лиц и ИП с постоянными сотрудниками.
- Правильно составленное штатное расписание помогает избежать штрафов и споров с работниками.
- Штатное расписание — основа для кадрового планирования и управления персоналом.
Настройка штатного расписания в 1С: Пошаговая инструкция ⚙️
Первый шаг — это активация функционала штатного расписания в 1С. 💻
- Перейдите в раздел «Настройка». Обычно он находится в главном меню программы. 🧭
- Выберите пункт «Кадровый учет». Здесь собраны все настройки, связанные с кадровым учетом. 🧑💼
- Найдите ссылку «Настройка штатного расписания». Кликните по ней, чтобы открыть окно настроек. ⚙️
- Установите флажок «Ведется штатное расписание». Это активирует функционал штатного расписания в программе. ✅
- (Опционально) Установите флажок «Ведется история изменения штатного расписания». Если вы хотите отслеживать все изменения в штатном расписании, поставьте эту галочку. 🕰️ Это позволит вам видеть, кто, когда и какие изменения вносил в штатное расписание.
Важно! Ведение истории изменений штатного расписания позволяет анализировать динамику развития компании и выявлять тенденции в управлении персоналом. 📈
Создание штатного расписания в 1С: Заполнение структуры предприятия 🏢
После активации функционала необходимо создать штатное расписание, заполнив структуру предприятия.
- Перейдите в раздел «Кадры». Здесь находятся все документы и отчеты, связанные с управлением персоналом. 🧑💼
- Выберите пункт «Штатное расписание». Откроется список штатных расписаний. 📃
- Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового штатного расписания. ➕
- Укажите дату, с которой действует штатное расписание. Обычно это начало месяца или квартала. 📅
- Заполните подразделения организации. Укажите название подразделения и его подчиненность. 🏢 Например, «Отдел продаж» подчиняется «Коммерческому директору».
- Добавьте должности в каждое подразделение. Укажите название должности, количество штатных единиц, оклад и надбавки. 🧑💼 Например, «Менеджер по продажам», 2 штатные единицы, оклад 50 000 рублей, надбавка за стаж 5 000 рублей.
- Сохраните документ. Нажмите кнопку «Записать» или «Провести». 💾
Совет: Используйте справочник должностей 1С для быстрого заполнения штатного расписания. В справочнике уже содержатся описания большинства распространенных должностей. 📚
Изменение штатного расписания: Как добавить или убрать должность ➕➖
В процессе работы компании может возникнуть необходимость изменить штатное расписание. Например, добавить новую должность или убрать существующую.
Добавление должности ➕
- Создайте документ «Изменение штатного расписания». Перейдите в раздел «Кадры» — «Изменения штатного расписания» — кнопка «Создать». ➕
- Укажите дату, с которой действует изменение. 📅
- Выберите подразделение, в которое добавляется должность. 🏢
- Нажмите кнопку «Добавить строку». ➕
- Укажите название должности, количество штатных единиц, оклад и надбавки. 🧑💼
- Сохраните документ. 💾
Удаление должности ➖
- Создайте документ «Изменение штатного расписания». Перейдите в раздел «Кадры» — «Изменения штатного расписания» — кнопка «Создать». ➕
- Укажите дату, с которой действует изменение. 📅
- Выберите подразделение, из которого удаляется должность. 🏢
- Нажмите кнопку «Закрыть позиции». ❌
- Сохраните документ. 💾
Важно! При удалении должности необходимо указать причину удаления. 📝 Например, «Реорганизация отдела» или «Сокращение штата».
Штатная расстановка в 1С: Начало работы 🚀
Для начала работы с штатным расписанием необходимо ввести начальные данные о штатной расстановке.
- Перейдите в раздел «Главное». 🧭
- Выберите пункт «Данные на начало эксплуатации». 🚀
- Нажмите кнопку «Создать». ➕
- Выберите документ «Начальная штатная расстановка». 📝
- Укажите месяц и дату документа. 📅
- Заполните данные о занятых штатных единицах. Укажите ФИО сотрудника, должность и подразделение. 🧑💼
- Сохраните документ. 💾
Совет: Используйте функцию «Заполнить по штатному расписанию» для автоматического заполнения данных о штатной расстановке. 🤖
Где посмотреть информацию о ФОТ в 1С? 💰
Информация о плановом ФОТ задается в документе «Прием на работу».
- Откройте документ «Прием на работу» нужного сотрудника. 🧑💼
- Перейдите на вкладку «Размер доплаты». Здесь можно увидеть все доплаты, которые начисляются сотруднику. ➕
- Перейдите на вкладку «ФОТ с доплатой». Здесь отображается общая сумма ФОТ с учетом всех доплат. 💰
Важно! Все изменения в составе и размере начислений сразу же влияют на плановый ФОТ. 📊
Где найти штатное расписание в 1С 8.3 и 8.2? 📍
- В 1С 8.3: Отчет «Штатные сотрудники» находится в разделе «Зарплата и кадры» — «Кадровый учет» — «Отчеты по кадрам». 📊
- В 1С 8.2: Штатное расписание доступно по гиперссылке «Штатное расписание» панели навигации. 🧭 Использование штатного расписания включается флажком «Вести штатное расписание» в настройках «Зарплата» раздела «Компания». ✅
Штатное расписание в Республике Казахстан (РК) 🇰🇿
В Республике Казахстан штатное расписание также является обязательным документом. 📄 Оно оформляет структуру, штатный состав и численность организации с указанием заработной платы. 💰 Требования к оформлению штатного расписания в РК могут отличаться от требований в других странах. 🌍
Важно! При ведении штатного расписания в РК необходимо учитывать требования трудового законодательства Республики Казахстан. 🇰🇿
Советы по ведению штатного расписания 💡
- Регулярно обновляйте штатное расписание. Вносите изменения при каждом изменении структуры организации или штатной численности. 🔄
- Используйте справочники 1С для быстрого заполнения данных. Это поможет избежать ошибок и ускорить процесс. 📚
- Ведите историю изменений штатного расписания. Это позволит анализировать динамику развития компании и выявлять тенденции в управлении персоналом. 📈
- Проводите аудит штатного расписания. Регулярно проверяйте штатное расписание на соответствие фактической структуре организации и требованиям законодательства. ✅
- Обучите сотрудников, ответственных за ведение штатного расписания. Это поможет избежать ошибок и обеспечить правильное ведение учета. 🧑🏫
Выводы и заключение 🎯
Ведение штатного расписания в 1С — важная задача для любой организации. 🏢 Правильно настроенное и регулярно обновляемое штатное расписание позволяет эффективно управлять персоналом, контролировать ФОТ и соответствовать требованиям законодательства. ✅ Надеемся, что это руководство поможет вам настроить и вести штатное расписание в 1С максимально эффективно. 🚀
FAQ: Часто задаваемые вопросы ❓
- Что делать, если в штатном расписании нет нужной должности? Добавьте новую должность в справочник должностей и затем добавьте ее в штатное расписание. ➕
- Как изменить оклад сотруднику в штатном расписании? Создайте документ «Изменение штатного расписания» и измените оклад для нужной должности. 💰
- Можно ли вести штатное расписание не в 1С? Да, можно, но это менее удобно и эффективно. 1С автоматизирует многие процессы, связанные с ведением штатного расписания. 🤖
- Как распечатать штатное расписание из 1С? Откройте отчет «Штатное расписание» и нажмите кнопку «Печать». 🖨️
- Как часто нужно обновлять штатное расписание? Каждый раз, когда происходят изменения в структуре организации или штатной численности. 🔄
