Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить в 2024 году
В современном мире, где цифровые технологии проникают во все сферы жизни, вопрос о необходимости распечатывать и хранить документы по зарплате остается актуальным. 💼 Конечно, электронные документы удобны и экономят время, но законодательство и внутренние правила компании могут диктовать свои условия. Давайте разберемся, какие документы по зарплате обязательно нужно распечатывать и хранить в 2024 году, чтобы избежать проблем с контролирующими органами и обеспечить прозрачность расчетов с сотрудниками.
Документы, влияющие на сумму зарплаты: обязательно печатаем!
Важно помнить, что любые документы, которые влияют на сумму заработной платы сотрудника в конкретном месяце, необходимо распечатывать и хранить. 📜 Это могут быть:
- Служебные записки: например, о предоставлении отпуска, командировке или изменении должностных обязанностей. 📝 Такие документы обосновывают изменения в зарплате, например, уменьшение из-за больничного или увеличение за сверхурочную работу.
- Приказы о поощрении: премии, награды, бонусы — все это влияет на итоговую сумму зарплаты. 🏆 Распечатанный приказ подтверждает законность начисления дополнительных выплат.
- Регистры учета: это важные документы, которые фиксируют все операции, связанные с начислением и выплатой зарплаты. 📒 Например, регистр учета рабочего времени, который учитывает отработанные часы, сверхурочные, больничные и отпуска.
Важно! 💡 Не забывайте, что любые изменения в зарплате, даже незначительные, должны быть обоснованы и зафиксированы документально.
Фиксируем суммы начисленной зарплаты: расчетные и расчетно-платежные ведомости
Каждый месяц бухгалтерия должна фиксировать суммы начисленной зарплаты в специальных документах. 🗓️ Это может быть:
- Расчетная ведомость (форма № Т-51): в этом документе отражается информация о начислениях каждому сотруднику: оклад, премии, надбавки, удержания и т.д.
- Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49): в ней отражается информация о начислениях и выплатах зарплаты всем сотрудникам за определенный период. 💰 Она также содержит информацию о сумме, которая будет выдана каждому работнику наличными или перечислена на банковскую карту.
Распечатанные и подписанные ведомости — это гарантия того, что все расчеты произведены правильно и прозрачно.
Сроки хранения документов по зарплате: 75 лет!
Законодательство РФ обязывает компании хранить документы по зарплате в течение длительного срока — 75 лет! ⏳ Это связано с тем, что эти данные могут понадобиться работнику или государственным органам для подтверждения трудового стажа, расчета пенсии и т.д.
К документам, которые нужно хранить 75 лет, относятся:
- Лицевые счета работников: в них фиксируется вся информация о начислениях и удержаниях за весь период работы сотрудника в компании.
- Документы на выдачу заработной платы, гонораров и пособий: это могут быть расчетные листки, платежные поручения, справки о доходах и т.д.
- Документы на все другие выплаты работникам: например, компенсации за неиспользованный отпуск, материальная помощь и т.д.
Расчетные листки: печатать или нет
Если компания отправляет расчетные листки сотрудникам по электронной почте, то распечатывать их и хранить отдельно не нужно. 📧 Работодатель не обязан знакомить сотрудника с расчетным листком под подпись, если он доступен в электронном виде.
Ведомости на выплату зарплаты: печатать или нет
Расчетные ведомости, записки-расчеты для отпускников, лицевые счета работников — все эти документы, как правило, содержат личную подпись бухгалтера. ✍️ Поэтому их необходимо распечатывать и хранить в бумажном виде.
Другие документы по зарплате: что нужно распечатывать
В зависимости от специфики работы компании, могут потребоваться и другие документы, связанные с зарплатой.
Например:
- Пропуск на работу: если он используется для учета рабочего времени и начисления зарплаты.
- Платежные документы: например, платежные поручения, квитанции об оплате.
- Акты: например, акт о выполненных работах, который может быть основанием для начисления зарплаты.
- Различные договоры: например, договор подряда, который определяет условия оплаты труда.
- Распечатка с банковской карты: если зарплата перечисляется на карту, то может потребоваться распечатка выписки со счета.
Во всех этих документах обязательно должны быть указаны: фамилия, имя, отчество, должность и подпись сотрудника.
Важные нюансы: подписи и учетная политика
Обратите внимание, что некоторые документы требуют подписи не только сотрудника, но и других ответственных лиц. Например:
- Записка-расчет на отпуск: должна быть подписана бухгалтером и кадровиком.
- Табель учета рабочего времени: подписи табельщика и руководителя подразделения подтверждают достоверность данных.
Организация может самостоятельно определить порядок хранения документов в своей учетной политике. 📄 Например, даже если закон не обязывает распечатывать электронные ведомости, компания может принять решение о том, что они должны храниться в бумажном виде и визироваться подписями директора и главного бухгалтера.
Выводы
- Храните все документы, влияющие на сумму зарплаты.
- Используйте расчетные и расчетно-платежные ведомости.
- Храните документы по зарплате 75 лет.
- Определите порядок хранения электронных документов в учетной политике.
- Не забывайте о подписях ответственных лиц.
Соблюдение этих правил поможет вам избежать проблем с контролирующими органами и обеспечить прозрачность расчетов с сотрудниками.
FAQ: Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Какие документы по зарплате нужно хранить обязательно?
Ответ: Лицевые счета работников, документы на выдачу зарплаты, гонораров и пособий, а также документы на другие выплаты работникам.
Вопрос: Нужно ли распечатывать расчетные листки, если они отправляются по электронной почте?
Ответ: Нет, если сотрудник имеет доступ к электронному расчетному листку.
Вопрос: Нужно ли распечатывать ведомости по зарплате?
Ответ: Закон не обязывает, но компания может установить такой порядок в своей учетной политике.
Вопрос: Сколько лет нужно хранить документы по зарплате?
Ответ: 75 лет.
Вопрос: Какие документы влияют на сумму зарплаты?
Ответ: Служебные записки, приказы о поощрении, регистры учета.
