Нужно ли прикладывать список рассылки к письму
В деловом мире важно соблюдать правила и стандарты, чтобы коммуникация была понятной, эффективной и юридически корректной. 💼 Один из таких важных моментов — это правильное оформление рассылки писем, особенно когда речь идет о большом количестве адресатов.
Давайте разберемся, когда и зачем нужен список рассылки, какие правила его оформления существуют и как сделать рассылку грамотно и без нарушения закона.
ГОСТ и ограничения на количество адресатов в письме
ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает правила оформления деловой переписки. 📑 В частности, он регламентирует количество адресатов, которые можно указать непосредственно в реквизите «Адресат». Согласно этому стандарту, в письме можно указать не более четырех адресатов.
Представьте ситуацию: вам нужно отправить важное письмо сразу 10 коллегам из разных отделов. 🏢 Если вы укажете всех 10 в реквизите «Адресат», это будет нарушением ГОСТа. 🚫 В таком случае, чтобы соблюсти правила, необходимо оформить отдельный список рассылки.
Этот список — это, по сути, приложение к письму, в котором перечислены все адресаты. 📄 В самом письме же указывается либо один основной адресат (например, руководитель отдела), либо формулировка «По списку рассылки».
Когда нужно составлять список рассылки
Список рассылки — это обязательный элемент, когда адресатов больше четырех. 👨👩👧👦 Он представляет собой отдельный документ, содержащий перечень всех получателей письма.
Зачем он нужен?- Соблюдение ГОСТа. Как мы уже выяснили, это основная причина.
- Упрощение оформления письма. Вместо того, чтобы перечислять всех адресатов в письме, мы указываем, что оно отправлено «По списку рассылки».
- Улучшение читабельности письма. Письмо с четырьмя адресатами выглядит гораздо аккуратнее и понятнее, чем письмо с длинным списком адресатов.
- В списке указывается полное наименование организации или ФИО каждого адресата.
- Можно использовать табличную форму для удобства.
- Нумерация строк в списке не обязательна, но может быть полезной для быстрого поиска.
- Список рассылки прикрепляется к письму как приложение.
Согласие на рассылку: важный аспект
Рассылка писем — это мощный маркетинговый инструмент. 💌 Однако, важно помнить, что рассылка без согласия получателя является незаконной и может повлечь за собой серьезные последствия.
Что будет, если рассылать письма без согласия?- Ваши письма будут попадать в спам. 🗑️
- Получатели могут пожаловаться на вас в Роскомнадзор или другие контролирующие органы. 🚨
- Вам могут грозить штрафы. 💰
- Закон «О персональных данных». В России, отправляя письма с рекламными предложениями, вы обрабатываете персональные данные получателей (их email-адреса).
- Закон «О рекламе». Рассылки, содержащие рекламную информацию, должны быть согласованы с получателями.
- Получите явное согласие от каждого человека, которому вы хотите отправлять письма.
- Используйте форму подписки на вашем сайте или в социальных сетях.
- Укажите в форме подписки цель рассылки и какие данные вы будете собирать.
- Дайте возможность пользователям отказаться от подписки в любой момент.
Создание списка рассылки в Word: пошаговая инструкция
Word предоставляет удобные инструменты для создания списков рассылки. 📝 Давайте рассмотрим, как это сделать:
- Создайте новый документ.
Нажмите «Файл» > «Создать» > «Пустой документ».
- Перейдите на вкладку «Рассылки».
В меню Word найдите вкладку «Рассылки».
- Выберите «Выбрать получателей».
В группе «Начать слияние» нажмите «Выбрать получателей».
- Создайте новый список адресов.
Выберите «Ввести новый список».
- Введите данные о получателях.
В открывшемся окне введите информацию о каждом адресате в соответствующие столбцы: ФИО, организация, должность, email-адрес и т.д.
- Создавайте записи.
После заполнения данных о каждом адресате нажмите «Создать запись».
- Сохраните список рассылки.
После того, как вы добавили всех адресатов, сохраните список рассылки.
Совет:- Для удобства можно использовать шаблон списка рассылки.
- Проверьте правильность данных перед сохранением списка.
Как сделать рассылку в Gmail
Gmail — популярный почтовый сервис, который позволяет делать рассылки на большое количество адресатов. 📧 Давайте рассмотрим, как это сделать:
- Добавьте контакты в адресную книгу.
Занесите всех, кому хотите отправить письмо, в свою адресную книгу.
- Создайте группу контактов.
В Gmail есть функция создания групп контактов. Создайте группу, добавив в неё нужных людей.
- Выберите контакты для рассылки.
Перейдите в группу и выделите всех контактов, которым нужно отправить письмо.
- Нажмите на значок письма.
В меню выберите «Написать письмо».
- Введите текст сообщения.
Напишите текст письма и отправьте его.
- Отправьте письмо.
Все контакты из выбранной группы получат ваше письмо.
Зачем нужны почтовые рассылки
Почтовые рассылки — это один из самых эффективных инструментов маркетинга. 📈 Они позволяют:
- Привлекать новых клиентов.
Рассылки помогают рассказать о ваших товарах или услугах потенциальным клиентам.
- Удерживать существующих клиентов.
Регулярные рассылки помогают поддерживать связь с клиентами, напоминать им о вас и предлагать новые продукты.
- Увеличивать продажи.
Рассылки могут содержать специальные предложения, скидки и акции, стимулирующие покупателей совершать покупки.
- Повышать лояльность клиентов.
Регулярная коммуникация с клиентами повышает их лояльность к вашему бренду.
Email-рассылки — это мощный инструмент, позволяющий выстраивать автоматические воронки продаж. 🤖
Триггерные рассылки — это автоматические письма, которые отправляются клиентам в зависимости от определенных действий. Например, вы можете отправить письмо с приветствием новому подписчику, письмо с напоминанием о брошенной корзине или письмо с благодарностью за покупку.
Виды email-рассылок
Существует множество видов email-рассылок, каждый из которых решает определенные задачи.
- Акционные, скидочные и проморассылки. 🎁 Информируют о скидках, акциях и специальных предложениях.
- Реактивационные рассылки. 🔄 Помогают вернуть утраченных клиентов.
- Триггерные рассылки. 🤖 Автоматические письма, которые отправляются в зависимости от определенных действий пользователя.
- Транзакционные рассылки. 🧾 Сообщения, связанные с транзакциями (например, подтверждение заказа).
- Контентные письма. ✍️ Письма с полезной информацией, которые помогают укрепить экспертность бренда.
- Рассылки в Mindbox. ⚙️ Mindbox — это платформа для email-маркетинга, которая позволяет автоматизировать рассылки.
Как запустить эффективную рассылку
Чтобы ваша рассылка была эффективной, необходимо:
- Определить целевую аудиторию. 🎯 Кому вы хотите отправлять письма?
- Определить цели рассылки. 🎯 Чего вы хотите добиться с помощью рассылки?
- Выбрать подходящий формат рассылки. 📝 Какой формат письма будет наиболее эффективен для вашей целевой аудитории?
- Создать качественный контент. ✍️ Письма должны быть интересными, полезными и информативными.
- Оптимизировать письма для мобильных устройств. 📱 Большинство пользователей читают письма на смартфонах.
- Отслеживать результаты рассылки. 📊 Анализируйте открываемость писем, кликабельность ссылок и другие показатели.
Выводы и советы
- Соблюдайте правила оформления деловой переписки, в том числе ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Используйте список рассылки, если адресатов больше четырех.
- Получайте согласие на рассылку от каждого получателя.
- Используйте email-рассылки для привлечения новых клиентов и повышения лояльности существующих.
- Выбирайте формат рассылки, который подходит для вашей целевой аудитории.
- Создавайте качественный контент, который будет интересен вашим подписчикам.
- Отслеживайте результаты рассылки и оптимизируйте ее для достижения лучших результатов.
- Что такое список рассылки?
— Это документ, содержащий перечень адресатов письма.
- Когда нужно составлять список рассылки?
— Когда адресатов больше четырех.
- Нужно ли согласие на рассылку?
— Да, обязательно.
- Как получить согласие на рассылку?
— Через форму подписки на сайте или в социальных сетях.
- Как создать список рассылки в Word?
— Через вкладку «Рассылки» в Word.
- Как сделать рассылку в Gmail?
— Создав группу контактов и отправив письмо всем ее участникам.
- Зачем нужны почтовые рассылки?
— Для привлечения новых клиентов, удержания существующих и повышения продаж.
- Какие виды email-рассылок существуют?
— Акционные, скидочные, реактивационные, триггерные, транзакционные, контентные.
- Как запустить эффективную рассылку?
— Определите целевую аудиторию, цели рассылки, формат, создайте качественный контент, оптимизируйте для мобильных устройств и отслеживайте результаты.
